SKEMA IMPOR
Pastikan skema impor yang digunakan tepat. Skema impor biasanya disertakan pada masing-masing installer eSPT atau untuk eSPT PPN 1111, skema impor terletak pada folder instalasi eSPT.
FILE IMPOR BERFORMAT CSV
Kebanyakan contoh skema impor eSPT adalah berupa file dengan format xls atau Microsoft Excel. Untuk dapat diimpor pada eSPT, file tersebut harus disimpan dalam format csv (Comma Separated Value). Idealnya, setelah disimpan menjadi format csv, file ini tidak perlu dibuka lagi. Kenapa? Berikut saya berikan sedikit penjelasan apa itu csv.
CSV (Comma Separated Value) adalah file teks biasa yang berisi data yang dipisahkan perkolom menggunakan tanda , (koma) atau tanda lain -umumnya tanda ; (titik koma/semicolon), spasi dan Tab -. Untuk mudahkan, silahkan buka salah satu skema impor eSPT yang berupa csv menggunakan aplikasi notepad. Data yang ada dapat dilihat dengan jelas, hanya saja, data susah dilihat karena tidak dipisahkan kolomnya. Pada komputer yang terpasang Microsoft Office, file csv secara standar dapat dibuka menggunakan aplikasi Microsoft Excel. Akan tetapi, membuka file csv menggunakan Microsoft Excel adalah sebuah kesalahan besar, karena data pada file csv tersebut akan dibuka menggunakan format baku Microsoft Excel, salah satunya adalah apabila ada angka 0 (nol) di depan data (contoh sederhananya adalah data NPWP) akan dihilangkan oleh Microsoft Excel.
File csv yang diimpor pada eSPT menggunakan pemisah kolom ; (titik koma/semicolon). Selain itu, aplikasi eSPT pasti akan menolak dan dianggap skema impor tidak sesuai.
IMPOR ERROR
Tidak jarang akan muncul error pada saat mengimpor data eSPT. Error tersebut biasanya dikarenakan 2 hal, yaitu:Kesalahan skema impor
Untuk error ini, silahkan dicek kembali, apakah skema impor yang digunakan sudah benar. Misalnya, bila hendak mengimpor SSP, gunakanlah skema impor SSP, bukan skema impor bukti potong. Beberapa Wajib Pajak masih mengeluhkan error ini karena mereka menganggap sudah menggunakan skema impor yang benar. Pada beberapa kasus, saya menemukan kasus ini karena kesalahan kelebihan kolom. Bila file csv yang hendak diimpor dibuka menggunakan aplikasi Notepad, pada bagian header atau judul kolom, ada 1 tanda ; (titik koma/semicolon) disamping judul kolom terakhir. Untuk kesalahan ini, buka kembali file Microsoft Excel skema impor, lalu pilih kolom setelah kolom paling kanan skema impor dan blok hingga batas paling kanan kolom pada Microsoft Excel. Lalu klik kanan dan hapus kolom tersebut. Lalu simpan ulang dengan format csv dan coba impor kembali.
Kesalahan memasukkan data
Data menjadi faktor penting pada eSPT. Salah memasukkan data, bisa menjadikan eSPT yang dilaporkan salah dan berujung pada pembetulan bahkan pemeriksaan. Beberapa data pada file impor kadang dianggap salah oleh aplikasi eSPT padahal Wajib Pajak sudah merasa melakukan input dengan benar. Berikut beberapa kesalahan yang biasa terjadi pada saat memasukkan data impor eSPT dengan menggunakan Microsoft Excel:
- Data berawalan 0 (nol)
Hal yang umum terjadi yaitu pada saat mengisi kolom NPWP dan Masa Pajak (pada eSPT PPN 1111). Hal ini bisa ditangani dengan cara menggunakan custom format cell. Caranya, untuk NPWP yang berisi 15 digit angka, pada cell/kolom NPWP, klik kanan, pilih format cell, lalu pilih custom. Ganti field yang berisi general dengan angka 0 (nol) sebanyak 15 kali. - Format data
Seluruh data pada skema impor harus berformat general, sekalipun pada kolom nominal seperti DPP atau PPN dan tidak boleh menggunakan pemisah ribuan dan desimal. Harus menggunakan satuan penuh. Format ini juga berpengaruh pada saat menyunting menggunakan Microsoft Excel. Terkadang, kolom NPWP disingkat oleh Microsoft Excel menjadi 1,87E+13 karena lebar kolom tidak muat untuk menampilkan karakter secara penuh. Untuk ini, saya menyarankan melakukan penyuntingan data skema impor menggunakan Open Office atau Libre Office. - NPWP tidak valid
Pada beberapa kasus pada saat impor bukti potong, disebutkan bahwa NPWP tidak valid. Silahkan dicek ulang NPWP tersebut. Bila dirasa sudah benar, coba dikonfirmasi ke pihak yang memiliki NPWP tersebut, atau bisa menghubungi Account Representative untuk meminta pengecekan NPWP tersebut. - Data memiliki karakter pemisah kolom
Banyak kasus pada beberapa data yang diinput terdapat error yang disebabkan karena memiliki karakter pemisah kolom. Karakter pemisah kolom dimaksud disini adalah ; (titik koma/semicolon) karena pada file CSV skema impor eSPT menggunakan ; (titik koma/semicolon). Lebih baik pula, bila karakter-karakter yang sensitive dengan file CSV seperti , (koma), ' (petik) dan " (petik dua) tidak disertakan pada skema impor. - Data penyusutan eSPT PPh Tahunan Badan
Banyak kasus pada saat impor data penyusutan pada eSPT PPh Tahunan Badan. Hal ini dikarenakan eSPT setiap baris pada data penyusutan eSPT PPh Tahunan Badan harus unik. Untuk itu, pada skema impor penyusutan terdapat kolom catatan. Kolom catatan ini dapat digunakan untuk membuat setiap baris menjadi unik. Sebagai contoh, bila hendak melakukan penyusutan untuk sebuah perangkat komputer yang sama persis baik nama, harga dan tanggal perolehannya, bisa membedakannya pada kolom catatan ini, misalnya komputer A diberikan catatan Accounting 1, komputer B diberikan catatan Marketing 3 dan seterusnya. Selain itu, pada kolom Jenis Harta, Nama Barang dan kolom lainnya diisi menggunakan angka. Angka ini merujuk pada aplikasi eSPT PPh Tahunan Badan, pada Lampiran Penyusutan dan Amortisasi Fiskal. Bila belum ada, bisa ditambahkan sendiri pada aplikasi eSPT, baru diinput pada data impor.
Demikian, bila ada kekurangan, nanti saya perbaharui kembali. Semoga berguna.
